ZÁSADY SPRACOVÁVANIA A UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV POUŽÍVATEĽA HORNOZEMPLÍNSKEJ KNIŽNICE VO VRANOVE NAD TOPĽOU
Hornozemplínska knižnica vo Vranove nad Topľou (ďalej len „knižnica“) spracováva osobné údaje registrovaných používateľov a zákonných zástupcov používateľov do 15 rokov v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.4.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa ruší smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a Zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Prevádzkovateľ
Hornozemplínska knižnica vo Vranove nad Topľou, M. R. Štefánika 875/200, IČO: 37781146, je prevádzkovateľom knižnično-informačného systému DAWINCI.
Právny základ pre činnosť Hornozemplínskej knižnice:
• Zákon č. 40/1964 Z.z. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
• Zákon č. 126/2015 Z.z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona
• Zákon č. 2006/2009 Z.z. o múzeách a galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty
• Zákon č. 372/1990 Z.z. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č.
• 38/2014 Z.z.
• Zákon č. 211/1990 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám
• Zákon č. 152/1998 Z.z. o sťažnostiach
a v súlade so zriaďovacou listinou Hornozemplínskej knižnice zo dňa 1.4.2002
Poučenie o právach dotknutých osôb
Práva používateľov
Ako dotknutá osoba máte za podmienok stanovených v Nariadení GDPR nasledujúce práva:
• Právo na prístup
• Právo na opravu
• Právo na vymazanie
• Právo na obmedzenie spracúvania
• Právo na prenosnosť údajov
• Právo namietať
• Právo podať sťažnosť
Ako knižnica nakladá s osobnými údajmi používateľov
Hornozemplínska knižnica spracováva osobné údaje používateľov pre poskytovanie svojich knižnično-informačných služieb. Pri spracovaní údajov dodržiava súlad s legislatívou Európskej únie i s nadväznosťou na legislatívu Slovenskej republiky. Knižnica neprenáša osobné údaje dotknutej osoby do tretej krajiny alebo do medzinárodnej organizácie ani ich neposkytuje žiadnym ďalším subjektom.
Aké údaje zbierame a k čomu ich využívame
Knižnica je otvorený priestor a jej služby môže využívať každý občan v zmysle Knižničného a výpožičného poriadku. Základným dokumentom upravujúcim práva a povinnosti knižnice a jej používateľov je Knižničný a výpožičný poriadok. Niektoré služby môže knižnica poskytovať iba konkrétnej osobe, preto potrebuje poznať jej osobné údaje. Ide predovšetkým o požičiavanie dokumentov mimo priestor knižnice (tzv. absenčné výpožičky) a služby na to naviazané (správa čitateľského konta, rezervácie, história výpožičiek), ale i niektoré služby poskytované priamo v priestoroch knižnice (rezervácie priestorov, prihlásenie sa na akciu s limitovaným počtom účastníkov). Tieto adresné služby ponúkame registrovaným používateľom, ktorí sa k službám prihlasujú vyplnením prihlášky.
Údaje pre poskytovanie služieb
Pre požičiavanie dokumentov mimo priestorov knižnice potrebujeme základné údaje o osobe, ktorá chce tieto služby využívať, teda meno a priezvisko, dátum narodenia, adresu, údaje o preukaze totožnosti, bydlisko. V prípade detí do 15 rokov potrebujeme rovnaké údaje od ich zákonného zástupcu. Tieto údaje sú spracované z dôvodu ochrany knižničného fondu, ktoré knižnici ukladá Zákon o knižniciach č. 126/2015 Z. z.
Knižnica ďalej spracováva údaje o tom, akú školu čitatelia navštevujú, a to v prípade účasti na súťažiach a podujatiach organizovaných pre školy. Kontaktné údaje (emailová adresa, telefónne číslo) využívame pre efektívnejšiu komunikáciu s používateľmi a pre ich informovanie o stave čitateľského konta, rezerváciách alebo o nových službách a aktuálnych podujatiach knižnice. Prostredníctvom svojho čitateľského konta si môže používateľ nastaviť zasielanie informácií o podujatiach knižnice, pozvánky na besedy, výstavy a workshopy, informácie o zľavách a iné marketingové informácie týkajúce sa aktivít knižnice. Poštovú adresu používateľa využívame v prípade, pokiaľ je nutné ho upomenúť o nevrátenej výpožičke.
Knižnica uchováva históriu výpožičiek, záznamy o použití čitateľského preukazu a pohyboch knižničnej jednotky pre prípad riešenia sporných situácií i pre prehľad používateľa o jeho čitateľskej histórii. (V prípade, že si používateľ nepraje históriu výpožičiek uchovávať, môže požiadať o jej vymazanie osobne v knižnici.) Údaje z výpožičnej činnosti môžu poslúžiť napr. k rozvoju knižničnej siete, úpravám otváracích hodín alebo na nákup nových kníh.
Záznamy z kamerového systému
Knižnica je vybavená monitorovacím kamerovým systémom, ktorý slúži k bezpečnosti a ochrane majetku a osôb. Takýto priestor je označený piktogramom kamery v priestoroch knižnice.
Kde môžete svoje osobné údaje nájsť
Náhľad na väčšinu osobných údajov, ktoré knižnica o používateľoch uchováva, ponúka on-line čitateľské konto, ktoré je dostupné každému používateľovi po prihlásení sa do svojho on-line konta v katalógu knižnice(užívateľské meno, heslo, ktoré si môže čitateľ meniť sám). Čitateľské konto ponúka nielen výpis údajov o osobe (identifikačné a kontaktné údaje), ale taktiež prehľad aktuálnych výpožičiek, históriu výpožičiek od začiatku registrácie, platobné údaje vrátane histórie platieb a informácii o zadaných rezerváciách). Používateľ má právo požiadať zodpovednú osobu o prístup k svojim osobným údajom spracovávaných knižnicou.
Knižnica sa usiluje udržiavať uchovávané osobné údaje aktuálne, preto pri osobnom predlžovaní platnosti čitateľského preukazu sa na ich aktuálnosť pýta. Prosíme používateľov, aby zmenu osobných údajov oznámili knižnici pri najbližšej osobnej návšteve.
Upozorňujeme, že niektoré informácie knižnica zasiela, iba elektronicky. Ide napríklad o upozornenie na blížiaci sa koniec výpožičnej doby, oznam o prekročení výpožičnej lehoty, pozvánky na akcie. Tieto správy vám môžeme zasielať iba ak máme váš správny e-mail, telefónne číslo a jednoznačne identifikovateľný súhlas.
Ako dlho údaje uchovávame
Údaje uchovávame počas doby platnej čitateľskej registrácie a do dvoch rokov po jej skončení. V tomto období (2 rokov) má používateľ možnosť si členstvo jednoducho obnoviť bez toho, aby prišiel o históriu svojich výpožičiek. Po uplynutí tejto doby knižnica údaje anonymizuje, čo znamená, že zmaže všetky údaje, na základe ktorých je možné používateľa identifikovať. Knižnica anonymizované údaje môže ďalej využívať pre štatistické účely. O anonymizáciu môže používateľ osobne požiadať aj skôr, ak si už nepraje využívať služby knižnice.
Spracovanie inými subjektmi
Knižnica spracováva osobné údaje svojich registrovaných používateľov vo vlastnom knižnično–informačnom systéme a nikomu ich za účelom správy neposkytuje. V niektorých prípadoch využívame služby ďalších poskytovateľov, napr. telefónneho operátora, on-line služby spoločnosti Google pre prihlásenie sa na akciu knižnice a na zhromažďovanie informácií o návštevnosti stránok knižnice. Naša web stránka prevádzkovaná knižnicou môžu obsahovať odkazy na aplikácie sociálnych médií alebo služby, ktoré vám umožnia zdieľať obsah s ostatnými užívateľmi (spoločne „Aplikácie sociálnych médií“). Akékoľvek osobné alebo iné údaje, ktoré vložíte do akejkoľvek Aplikácie sociálnych médií, môžu iní užívatelia Aplikácie sociálnych médií čítať, zhromažďovať a používať, pričom nad týmito inými užívateľmi nemáme žiadnu kontrolu. Z týchto dôvodov nenesieme žiadnu zodpovednosť za akékoľvek použitie, zneužitie alebo iné neoprávnené nakladanie s akýmikoľvek osobnými údajmi alebo inými informáciami, ktoré vložíte do akejkoľvek Aplikácie sociálnych médií, zo strany ostatných užívateľov.
Osobné údaje pod kontrolou
Knižnica má spravované údaje zabezpečené a k bezpečnosti môžete prispieť aj vy svojím zodpovedným prístupom. Nepožičiavajte svoj čitateľský preukaz ďalším osobám, prihlásiť sa má do knižnice každý sám. Neposkytujte prihlasovacie údaje k čitateľskému on-line kontu ďalším osobám.
Odvolanie súhlasu
Pokiaľ sú vaše údaje spracúvané na základe súhlasu podľa článku 6 ods.1 písm. a.) Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov, ako dotknutá osoba, máte tiež právo na odvolanie udeleného súhlasu so spracovaním osobných údajov, a to aj pred uplynutím doby, na ktorú bol tento súhlas udelený, a to spôsobmi:
1. mailovou žiadosťou zaslanou na: riaditel@kniznicavranov.sk
2. telefonicky: 057 4464494
3. Zaslaním písomnej žiadosti na adresu sídla knižnice s označením obálky textom „GDRP – odvolanie“.
Bližšie informácie obsahuje INTERNÁ SMERNICA O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV z roku 2018 vydaná Hornozemplínskou knižnicou vo Vranove nad Topľou.
V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s ochranou Vašich osobných údajov vrátene uplatnenia Vašich práv v zmysle aktuálneho Zákona o ochrane osobných údajov Vás prosíme, aby ste kontaktovali určenú Zodpovednú osobu knižnice. Kontakt: riaditeľ@kniznicavranov.sk, marketing@kniznicavranov.sk, tel. 057 4464494.
Ochrana osobných údajov v SR
Dohľad nad dodržiavaním Nariadenia a zákona má Úrad pre ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, na ktorý je možné sa obrátiť v prípade sťažnosti, otázok alebo prešetrenie nejasností.
Kontaktné údaje Úradu na ochranu osobných údajov
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, IČO: 36064220, Telefonické konzultácie v oblasti ochrany osobných údajov: Utorok a štvrtok 8:00 – 15:00 +421 2 323 132 20, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
Spracovala: Zodpovedná osoba za GDPR
vo Vranove n. T., dňa 1.6.2022 Mgr. Danka Molčanová, riaditeľka HK VT